Quel qu’en soit les raisons, tout agent peut obtenir la communication de son dossier administratif, en cas de difficulté, faites-vous accompagner d’un Avocat.
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Le dossier administratif d’un agent de la fonction publique comprend toutes les pièces intéressant sa situation administrative et le suit tout au long de sa carrière dans l’administration ainsi que dans tous les différents postes qu’il pourra occuper.
Constitué en autres de ses diplômes, des arrêtés de nomination, de titularisation, décisions d’affectation, notations ou décisions prononçant une sanction disciplinaire, il doit permettre de retracer l’ensemble de la carrière de l’agent, sans discontinuité de temps.
L’ensemble des pièces doivent pour cela être numérotées afin d’éviter toute perte ou toute subtilisation de pièce.
Chaque agent a le droit à la communication de son dossier individuel et peut à tout moment, en solliciter par écrit sa communication, sans devoir motiver sa demande.
Si le dossier est dématérialisé, il peut obtenir en obtenir copie par envoi à son adresse électronique ou par remise d’un support numérique.
Un exemplaire papier peut également lui être remis.
Si le dossier est encore au format papier, il peut le consulter pendant son temps de travail mais a également droit d’obtenir une copie pour la consulter chez lui.
Des frais de photocopie seront alors demandés à l’agent qui sollicite la communication de son dossier.
L’administration dispose d’un délai d’un mois à compter de la réception de la demande pour répondre à l’agent.
A défaut de réponse dans le délai d’un mois, il conviendra de considérer la demande comme un refus tacite.
L’administration peut également opposer un refus qu’elle devra cependant motiver.
Il est alors possible à l’agent de saisir la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) dans un délai de deux mois à compter de la réception de la décision de refus (qu’elle soit expresse ou tacite) en expliquant l’ensemble des démarches effectuées et la réponse apportée par l’administration.
Il faut être extrêmement attentif car une fois ce délai de deux mois écoulé sans saisine de la CADA, il convient de reprendre l’ensemble de la procédure de demande de communication de votre dossier administratif.
La saisine de la CADA est en effet un préalable avant toute saisine d’une juridiction administrative, à défaut de quoi la demande pourra être considérée comme irrecevable.
La CADA dispose d’un délai d’un mois pour vous répondre et peut émettre un avis favorable à la communication du dossier de l’agent.
Il ne s’agit toutefois que d’un avis consultatif que l’administration n’est pas obligée de suivre.
Si cette dernière s’obstine à refuser de communiquer le dossier dans un délai de deux mois, soit de manière explicite ou implicite, il sera alors possible de saisir le Tribunal Administratif compétent afin de solliciter l’annulation de la décision de refus mais surtout d’enjoindre à l’administration de communiquer ce dossier.
A cet égard, il convient de préciser que le refus persistant de l’administration de communiquer un document peut entraîner sa condamnation pécuniaire.
Pour plus d’information quant aux conditions d’accès au dossier administratif de l’agent, nous vous invitons également à lire les fiches pratiques suivantes :
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Par ailleurs, vous pourrez obtenir rapidement un rendez-vous dans l’un de nos cabinets d’Avocats en Droit de la Fonction Publique à Bordeaux ou en Charente-Maritime.
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Me Elisabeth SAINTE MARIE PRICOT, Avocate, vous conseille à l'occasion de l'ensemble de vos démarches en Droit de la construction, afin de faire prévaloir vos droits.
Questions fréquentes
Est-ce que l’Administration peut s’opposer à la communication de mon dossier ?
Elle le peut. Il faudra toutefois qu’elle motive ce refus.